Arquivo: tabela de prazo para guarda de documentos

Guia de prazo para guarda e manutenção de livros e documentos fiscais

Para não pagar duas vezes, é melhor guardar. O empresário deve ficar atento ao prazo mínimo para a guarda de documentos. Os comprovantes de qualquer pagamento efetuado à Previdência Social, por exemplo, devem permanecer arquivados por pelo menos 30 anos e, em plena era digital, em papel. Descarte de documentos antes da hora implica em prejuízos. A quantidade de declarações e obrigações fiscais muitas vezes levam as empresas a deixar de guardar esses documentos. Com isso, o empresário corre um sério risco: ter que pagar novamente o que já pagou. “No Brasil, ao contrário da maioria dos países, a boa-fé do contribuinte não é presumida e a responsabilidade de provar o pagamento é dele”, alerta o advogado Luis Carlos Galvão, diretor do departamento jurídico do Centro das Indústrias do Estado de São Paulo (Ciesp). ” Se o contribuinte não tem como comprovar um pagamento para o Fisco, é obrigado a recolher novamente o tributo, acrescido de multa de até 20% do valor devido e juros pela taxa Selic”, explica o vice-presidente do Sindicato das Empresas de Serviços Contábeis do Estado de São Paulo (Sescon-SP), José Maria Chapina Alcazar. Cada documento tem que ser guardado por um prazo mínimo, de acordo com a tabela do Ciesp (ver abaixo) que também traz as alíneas de devolução e prazos de validade dos cheques. “Muitos acreditam que cinco anos é o prazo para guardar qualquer documento, mas aqueles que podem ser pedidos pela Previdência Social, por exemplo, precisam ser arquivados por 30 anos”, diz Galvão. E devem ser preservados os originais. “Hoje é comum a digitalização de documentos, mas as autoridades não acreditam neles”, afirma. Muitos se esquecem das implicações fiscais de documentos comerciais e jogam fora o que não deveriam. “Se uma empresa pagou um fornecedor com duplicata, esse título prescreve em dois anos para fins comerciais, mas para fins fiscais é preciso guardar por cinco anos”, esclarece Alcazar. O início da contagem do prazo varia. O prazo de dez anos para guardar o Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ), por exemplo, deve ser contado a partir da entrega da declaração ao Fisco, segundo Galvão. Alcazar explica que se o empresário não comprovar o pagamento e se recusar a pagar novamente para o Fisco ou para um fornecedor, ele pode ter que responder à ação na Justiça. Para o empresário, como consumidor, o prazo de guarda de um documento pode ser diferente. O Imposto de Renda da Pessoa Física (IRPF), por exemplo, precisa ser guardado por cinco anos ao invés de dez como o IRPJ.

Veja a tabela abaixo:

Fonte: Contável