ASSESSORIA CONTÁBIL

O QUE FAZ

Realiza o processamento contábil com emissão de balancetes e balanços, emissão dos livros legais (Diário e Razão), preparação da Declaração de Imposto de Renda e entrega das obrigações acessórias (EFD, DCTF, ECD, ECF). O processamento contábil inclui a conferência, classificação, inserção e conciliação da documentação e contas.

Orienta de forma a proporcionar o justo recolhimento dos tributos, estudando sempre a melhor opção de tributação de acordo com o porte e a estrutura da empresa, aplicando todos os benefícios que forem possíveis pelas legislações federais, estaduais e municipais, mediante a apresentação dos demonstrativos contábeis que ajudarão o administrador a gerir melhor seus negócios.

DOCUMENTOS MENSAIS

Os documentos e informações que devem ser enviados ao Escritório Central de Contabilidade com tempo hábil para atendimento dos prazos convencionados são:

– Cópias de cheques emitidos, em seqüência numérica cronológica, juntamente com a documentação original comprobatória tais como notas fiscais, faturas, duplicatas, recibos e contratos, no caso de pagamento parcial.

– Documentação bancária tais como extratos, avisos bancários, débitos em conta corrente, pagamentos eletrônicos.

– Boletim de caixa pequeno  ou fundo fixo, acompanhado da documentação original comprobatória tais como duplicatas, recibos, notas fiscais e tickets de pequenas despesas, relatórios de viagens, etc.

– Cópias de todos os contratos tais como seguros, empréstimos e financiamentos, aluguéis, etc.

– Controle analítico das contas de Clientes e Fornecedores, discriminando o número dos documentos (faturas, duplicatas, NF´s, etc), as datas de emissão e vencimento, o total da conta, etc., para posterior conciliação com o saldo contábil.

Alguns cuidados devem ser tomados quanto à documentação recebida, pois muitas podem não ser adequadas para fins contábeis e fiscais:

– Toda a documentação deverá estar em nome da Empresa, inclusive a documentação de pagamentos pequenos através do caixa, como notas fiscais de restaurante, gasolina, compras de materiais diversos.

– A documentação não poderá conter rasuras e anotações desapropriadas.

– As notas de controle interno e despesas pessoais dos sócios não devem ser enviadas, pois não são válidas para fins contábeis e fiscais.

SERVIÇOS DE TERCEIROS

Na contratação de serviços de terceiros, deve ser observado:

Pessoas Físicas

São aquelas que normalmente estão registradas como autônomas nas Prefeituras Municipais e junto ao INSS, e devem apresentar RPA (recibo de pagamento a autônomos).

– Exigir o competente RPA (recibo de pagamento a autônomo), descrevendo os serviços prestados e todos os dados cadastrais do prestador dos serviços, incluindo RG, CPF, PIS, endereço completo, declaração de dependentes, etc. essas informações serão necessárias no  preenchimento da GFIP, DIRF, bem como ao fornecimento do informe de rendimentos obrigatórios.

– Descontar dos valores a serem pagos pela fonte do Imposto de Renda, de acordo com a tabela de incidência desse tributo e exigir a declaração de dependentes do Imposto de Renda,  quando for o caso ; e do INSS.

– O valor bruto dos serviços prestados deve ser incluído na base de cálculo do INSS para efeito do recolhimento da quota previdenciária da Empresa tomadora dos serviços (20%).

Devem ainda ser considerados quanto às legislações previdenciárias e trabalhista que o pagamento com habitualidade poderá caracterizar  vínculo empregatício,  implicando em  riscos de ações trabalhistas ou autuações administrativas.

Pessoas Jurídicas

A empresa  contratante deve atentar para os seguintes detalhes:

– Elaboração de contrato de prestação de serviços, estabelecendo todas as condições básicas, a fim de assegurar as responsabilidades profissionais envolvidas;

– Exigir a devida nota fiscal de serviços ou documento hábil;

– Exigir recibo de pagamento inclusive dos adiantamentos efetuados;

– Verificar se a prestação de serviço está sujeita à retenção do INSS nos casos previstos em lei (cessão de mão de obra e trabalhos sob empreitada), que é de 11%.

CONCILIAÇÃO BANCÁRIA

Documentos Referentes à Movimentação Bancária
As principais operações referem-se a pagamentos, empréstimos bancários, descontos  ou a cobrança de títulos, quitações de empréstimos e de leasing, despesas bancárias, etc.

Pagamentos
Referem-se a pagamentos de qualquer natureza, através da rede bancária desde cheques até  transações via Internet (“home banking”).

Devem ser mantidos em seus arquivos cópia do documento de pagamento (cópia de cheque,  recibo eletrônico, etc.)  juntamente com todos os comprovantes dos pagamentos efetuados (duplicatas, faturas, comprovantes de depósito, guias de recolhimento de impostos e contribuições sociais, etc.).

Recebimentos
Dizem respeito aos recebimentos de valores (depósitos  provenientes de vendas de bens e serviços, antecipações de clientes e terceiros, etc.).
Os valores nos extratos bancários  devem  permitir  identificação do valor recebido, principalmente quanto  à sua natureza, dos dados do remetente, etc.  e individualizado por documento (nota fiscal, fatura, duplicata,  etc.).

Os demais  recebimentos (empréstimos, adiantamentos, etc.) devem igualmente ser identificados.

Empréstimos Bancários

Devem   ser identificadas e resumidas as principais características de cada contrato, tais como:

– Tipo e natureza do contrato;
– Valor do empréstimo;
– Prazos de vencimento;
– Prazos de carência;
– Encargos (juros, spread, etc..);
– Garantias concedidas;

Esse resumo  deve ser anexado à cópia do contrato  e encaminhado  para o adequado controle  e registro das operações.

Aplicações Financeiras

Estas operações  incluem dentre outras, as seguintes aplicações financeiras: fundos de investimento, poupança, letras do tesouro, etc.

Deverá ser enviada ao nosso escritório a documentação  das aplicações, bem como os extratos mensais de movimentação, para a contabilização  e registro  dos rendimentos proporcionais.

Conceitos Gerais Sobre Despesas e Custos
As despesas/custos realizadas deverão estar obrigatoriamente relacionadas com a atividade da empresa e  comprovadas  através de documentação idônea, em nome da empresa, com a discriminação da data do evento, valor,  itens ou serviços prestados, etc.. Não são aceitas, por exemplo despesas particulares dos sócios:  despesas de kilometragem, pedágios, etc. se a empresa não possuí veículos, dentre outras.

Aspectos Fiscais
Observar que determinadas despesas/custos sofrem retenção pela fonte pagadora de IRRF/INSS/ISS/CS/PIS/COFINS, devendo ser enviadas em tempo hábil ao Escritório Central de Contabilidade para cálculo e preparação das guias de recolhimento.
As empresas comerciais e industriais deverão enviar  as contas de água, luz, telefone, internet ao Escritório Central de Contabilidade juntamente com as notas fiscais de compra e de venda para aproveitamento do crédito fiscal de ICMS, se aplicável.
A legislação não aceita nota fiscal simplificada ou tíquete de caixa  como documento comprobatório de despesa. Somente o cupom emitido pelo ECF (emissor de cupom fiscal) juntamente com as notas fiscais e recibos diversos são reconhecidos pela legislação.

Aspectos Administrativos
Para empresas que mantém atividade externa na realização de seus negócios ou manutenção em seus clientes, é permitido a elaboração de “relatório periódico de despesas”, contendo todas as atividades efetuadas naquele período (clientes visitados, distância em Km se for no mesmo município ou próximo, táxi, refeições, gorjetas, passagens aéreas quando utilizadas, etc.), sempre com todos os comprovantes anexos.

Para despesas e custos de manutenção permanente e periódica, exigir contrato das empresas que as realizam. Ex.: Manutenção dos computadores, dos aparelhos de ar condicionado, etc.

O Escritório Central de Contabilidade efetua conferência da documentação recebida.

IMOBILIZADO

Conceito
Imobilizado é o conjunto de bens e direitos não objetos de comercialização e que a empresa necessita para funcionar. Exemplos de bens: imóveis (terrenos, edifícios e construções), máquinas, veículos, computadores, móveis, instalações e ferramentas,  marcas, patentes,  direito de uso, etc.

Aquisição
Os comprovante da aquisição (nota fiscal, escritura, recibo, etc.) e o documento original ou uma cópia deverão ser enviados ao Escritório Central de Contabilidade para registro fiscal e contábil.
Na compra de veículo de pessoa jurídica, tirar uma cópia da nota fiscal e na compra de particular, tirar uma cópia autenticada, frente e verso, do documento de transferência após o reconhecimento da firma.
Não se esquecer que a nota fiscal é comprovante de venda, não é comprovante de pagamento. Exigir do vendedor o correspondente recibo ou duplicata quitada para sua segurança.
Antes de iniciar a construção ou reforma de imóvel comunicar o Escritório Central de Contabilidade para que a obra seja realizada de forma regular e todos os documentos sejam enviados para que os lançamentos sejam efetuados neste bem.
No caso de benfeitorias em imóvel de terceiros (construção, reforma, ampliação), consultar o Escritório Central de Contabilidade sobre as implicações relacionadas com esse tipo especial de imobilização.

Venda e Baixas de Imobilizado
Antes de efetuar uma venda consultar o Escritório Central de Contabilidade sobre o valor do bem a ser alienado, pois ele pode ter sofrido alterações em razão de atualizações e depreciações, e o resultado da venda pode ser objeto de tributação pelo Imposto de Renda/Contribuição Social.
A baixa de imobilizado decorre de quebra, entrega de imóvel, substituição de equipamento por outro novo, etc. Segundo a legislação, certas baixas do imobilizado devem ser suportadas por um laudo técnico. A empresa deverá informar o Escritório Central de Contabilidade sobre a baixa, para orientação e posterior contabilização.
Na venda de veículo emitir a nota fiscal ou, se estiver desobrigado, tirar cópia do documento de transferência após assiná-lo e reconhecer a firma e enviar ao Escritório Central de Contabilidade.
Toda venda deverá estar amparada por documentação própria, tal como contrato ou escritura para bens imóveis, nota fiscal ou recibo para bens móveis e direitos, além de outros específicos para determinadas operações.
No caso de bens sinistrados cuja indenização for paga por companhia de seguro, enviar original ou cópia do comprovante do valor recebido.

Depreciação e Amortização
Os bens do imobilizado são depreciados de acordo com as taxas permitidas pela legislação. As Benfeitorias em Propriedade de Terceiros são amortizadas pelo prazo de vigência do aluguel do imóvel. As principais taxas de depreciação são ( ao ano ):

– Imóveis – 4 %
– Móveis, Utensílios e Instalações – 10 %
– Veículos – 20 %
– Equipamento de Informática e Softwares – 20 %
– Máquinas e Equipamentos – 10 %

PLANILHA DE FLUXO

É importante ter uma planilha de fluxo de caixa para ajudar as empresas a administrar os pagamentos de forma correta, fazendo um adequado planejamento e um completo controle dos vencimentos. Com isso, fica mais fácil se organizar para pagar as contas pontualmente e, assim, obter vantagens junto a seus fornecedores.

O objetivo da planilha é registrar os valores e as datas dos pagamentos e dos recebimentos. Ou seja, entradas e saídas de dinheiro do caixa de um empreendimento.

Vale destacar que tudo que acontece no seu negócio como compras, vendas, contratação ou demissão de funcionários, conserto de máquinas, retiradas dos sócios, financiamentos etc, geram entradas (recebimentos) ou saídas (pagamentos) do seu caixa.

É bom lembrar que por menos pagamentos e recebimentos que haja na sua atividade, este trabalho de acompanhamento e planejamento do fluxo de caixa deve ser feito.

IMPOSTO DE RENDA DA PESSOA FÍSICA

Os sócios ou titulares de empresas são obrigados a apresentar anualmente, até o último dia útil do mês de abril, a Declaração de Ajuste Anual do Imposto de Renda. É importante guardar e juntar todos os documentos necessários, tais como, Comprovantes de Rendimentos, Demonstrativos anuais das posições bancárias, Escrituras de Compra e Venda de Imóveis, cópias de recibo ou nota fiscal de compra e venda de veículos, escrituras, recibos de médicos, dentistas, hospitais e Planos de Saúde, enfim, todos os documentos inerentes e necessários para fomentar as informações que serão prestadas ao Fisco.